Gagner du temps avec les visioconférences

Bien utilisées, elles évitent plus qu'elles ne font perdre

Les visioconférences ont parfois mauvaise réputation.
On leur reproche d'être longues, fatigantes, ou de remplacer des échanges qui auraient pu tenir dans un simple message.

Ce constat n'est pas faux dans certains cas.
Mais cela ne veut pas dire que la visioconférence soit un mauvais outil.
Elle devient surtout inefficace quand on l'utilise sans méthode.

À l'inverse, bien employée, elle peut faire gagner beaucoup de temps.
Éviter un déplacement, régler rapidement un point à plusieurs, partager un écran pour débloquer une situation, ou avancer sur un dossier sans attendre plusieurs échanges d'emails, ce n'est pas négligeable.

Il existe aujourd'hui plusieurs outils simples à utiliser

Pour une petite entreprise, on retrouve souvent les mêmes solutions :
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- kMeet

Toutes permettent de faire de la visioconférence correctement.
Le bon choix dépend souvent de l'environnement déjà en place, des habitudes de l'équipe et du niveau de confort recherché.

Il faut aussi regarder les limites des versions gratuites.
Par exemple, Zoom reste limité à 40 minutes sur beaucoup de réunions avec une licence gratuite.
Google Meet permet des réunions gratuites jusqu'à 60 minutes.
Microsoft Teams en version gratuite limite lui aussi les réunions de groupe à 60 minutes.
kMeet, de son côté, met en avant une visioconférence gratuite et illimitée, ce qui peut être intéressant pour certains usages.

Au-delà de la durée, les versions gratuites ont souvent d'autres limites plus discrètes :
- moins d'options d'administration
- moins de fonctions d'enregistrement
- moins d'outils pour les grands évènements
- moins de possibilités avancées pour les comptes rendus ou l'animation

Autrement dit, le gratuit peut suffire pour commencer, mais pas toujours pour un usage professionnel régulier.

Le vrai gain vient souvent du partage d'écran

Dans beaucoup de contextes professionnels, la visioconférence n'est pas seulement un outil pour "se parler".
Elle est utile parce qu'on peut montrer.

Montrer un document.
Montrer un logiciel.
Montrer une procédure.
Montrer là où l'on bloque.

Cette possibilité change beaucoup de choses.
Ce qui prendrait dix messages ou plusieurs appels peut parfois se régler en quelques minutes quand tout le monde regarde la même chose.

On peut aussi partager une présentation PowerPoint, montrer un document commercial, faire défiler un tableau ou afficher son écran pour expliquer une manipulation.
Dans certains cas, c'est même tout l'intérêt de la réunion.

Et si vous avez l'impression que ces fonctions sont simples "pour les autres" mais pas pour vous, c'est précisément le type de point sur lequel je peux vous aider.
Savoir partager son écran, lancer une présentation ou préparer une réunion proprement fait partie des usages qui s'apprennent très bien.

Il ne faut pas en faire pour tout

C'est évidemment la limite.
Une visioconférence inutile fait perdre du temps.
Un rendez-vous mal préparé avec six personnes pour traiter un sujet flou devient vite contre-productif.

Pour que l'outil reste utile, il faut garder quelques règles simples :
- un objectif clair
- les bonnes personnes
- une durée raisonnable
- des documents prêts si besoin

La visioconférence n'a pas vocation à remplacer tous les échanges.
Elle est surtout intéressante quand elle évite des allers-retours et permet de décider plus vite.

C'est aussi un bon outil de formation et d'accompagnement

Pour les petites entreprises, la visioconférence est souvent très utile pour la prise en main d'outils, l'explication d'une procédure ou une aide ponctuelle.

On gagne en réactivité, et l'on peut intervenir sans attendre un déplacement.
Dans certains cas, cela permet aussi de rassurer plus vite une personne qui bloque sur un usage précis.

Le cas particulier du webinaire

Quand on organise une visioconférence à plusieurs dizaines de personnes, ou avec un objectif plus informatif que collaboratif, on se rapproche davantage du format webinaire.

Dans ce cas, il peut être très utile de préparer un peu l'amont.
Par exemple :
- mettre en place un formulaire d'inscription
- récupérer proprement les coordonnées des participants
- envoyer un email de confirmation
- prévoir un ou plusieurs messages automatiques avant la réunion

Ce petit travail change beaucoup de choses.
Il permet de mieux organiser l'inscription, de rappeler la date, de transmettre le lien au bon moment et même de pousser quelques informations utiles avant la visio.

Pour une entreprise, cela donne tout de suite un cadre plus professionnel et évite beaucoup d'improvisation le jour J.

Et là encore, ce type d'organisation peut très bien être relié à un formulaire ou à une petite automatisation simple.

Le gain de temps dépend surtout de l'organisation

Comme beaucoup d'outils numériques, la visioconférence n'apporte pas de miracle à elle seule.
Mais utilisée au bon moment, elle peut simplifier le quotidien :
- moins de déplacements inutiles
- moins de malentendus
- plus de rapidité pour débloquer une situation

Le plus important est donc moins l'outil choisi que la façon de l'utiliser.

Si vous souhaitez mieux intégrer la visioconférence dans vos pratiques, choisir la bonne solution, apprendre à partager votre écran ou préparer un webinaire avec inscription et mails automatiques, je peux vous accompagner sur l'installation, la messagerie, la formation et l'automatisation. Vous pouvez aussi me contacter.