Faux RIB : comment une petite entreprise évite la fraude au changement de coordonnées bancaires
La fraude au faux RIB peut se glisser dans une facture attendue. Pour une TPE, la meilleure réponse commence par une règle de travail claire : vérifier un changement de coordonnées avant de payer. Voici une procédure simple à adapter à votre entreprise.
La fraude au faux RIB peut se glisser dans une facture attendue. Pour une TPE, la meilleure réponse commence par une règle de travail claire : vérifier un changement de coordonnées avant de payer. Voici une procédure simple à adapter à votre entreprise.
Le comptable d'une petite entreprise prépare ses règlements. Dans cet exemple fictif, un fournisseur habituel annonce un changement de banque par mail. La facture paraît cohérente, le travail a bien été réalisé et le paiement est attendu. Une phrase demande de régler rapidement sur le nouveau compte. Le comptable est tenté de modifier la fiche fournisseur et de poursuivre. C'est précisément le moment de faire une pause : une facture réelle ne prouve pas que le compte indiqué appartient au bon destinataire.
Comment fonctionne la fraude au faux RIB ?
Un escroc se fait passer pour un créancier et cherche à détourner un paiement vers son compte. Le message peut être lié au piratage d'une messagerie. Un échange apparemment familier ne suffit donc pas à confirmer les coordonnées reçues. La fiche officielle sur la fraude au faux RIB décrit ce risque et recommande de rappeler le créancier à son numéro habituel.
Pour l'entreprise, la conséquence serait de payer la mauvaise personne tout en restant confrontée à la facture du véritable fournisseur. Cela peut désorganiser la trésorerie et les relations commerciales. La récupération des fonds ne doit jamais être considérée comme acquise.
Le sujet dépasse le seul fournisseur. Les faux ordres de virement, ou FOVI, regroupent aussi des demandes qui usurpent un dirigeant ou un salarié. La fraude au président d'une TPE utilise notamment l'autorité et l'urgence. La fiche officielle sur les faux ordres de virement recommande une procédure interne de vérification qui ne peut pas être contournée.
Deux retours terrain : le compte piraté n’est pas toujours celui de l’artisan
J’ai accompagné deux clients concernés par ce type d’arnaque.
À Marconne : un mot de passe réutilisé a ouvert plusieurs portes
Dans le premier cas, à Marconne, les pirates avaient accédé à la boîte mail d’un professionnel qui avait tendance à utiliser le même mot de passe partout. Avec ce mot de passe, ils avaient aussi pu entrer dans son logiciel de comptabilité en ligne.
Ils pouvaient ainsi envoyer à ses clients un message demandant de régler leur facture sur un prétendu nouveau compte bancaire. Le mail reprenait les informations de l’intervention, sa date et le montant de la facture. Ces détails exacts rendaient la demande crédible.
À Rang-du-Fliers : la messagerie de la cliente était compromise
Un professionnel du bâtiment a été alerté par une de ses clientes : après avoir reçu un email, elle lui demandait s’il avait changé de RIB. Cette fois, le compte piraté était celui de la cliente. Le pirate avait accès à sa messagerie depuis un certain temps. À la réception d’une facture, il avait envoyé un nouveau message en se faisant passer pour l’artisan.
Quand je vous dis que les mots de passe sont importants ! Ces deux cas rappellent aussi pourquoi un changement de RIB doit être confirmé à un contact déjà connu, même lorsque le mail contient des informations exactes.
Les signaux qui doivent vous faire arrêter le paiement
Soyez attentif à une demande de changement de RIB inattendue, une pression inhabituelle ou une consigne de confidentialité. Une adresse d'expédition légèrement différente mérite aussi un contrôle. L'absence d'anomalie visible ne vaut pas validation.
Dans le travail quotidien, un bon repère consiste à distinguer deux tâches : vérifier que la facture correspond à une prestation et vérifier que le destinataire du paiement est le bon. La première peut être évidente alors que la seconde reste à faire.
Décidez que toute modification de coordonnées déclenche le même contrôle, y compris lorsqu’une personne remplace le comptable.
Une procédure de vérification pour une TPE
1. Mettez la modification en attente
Ne remplacez pas immédiatement les coordonnées dans le logiciel de gestion. Notez que le nouveau compte attend une vérification. La facture peut rester dans votre circuit habituel, mais le règlement sur les nouvelles coordonnées doit être suspendu.
Dans une petite structure, une simple liste des demandes en attente peut suffire. Elle permet de retrouver ce qui a été reçu, la personne chargée du contrôle et ce qu'il reste à faire. Évitez qu'une note informelle se transforme, quelques jours plus tard, en instruction de paiement validée.
2. Rappelez depuis votre carnet de contacts
Utilisez un numéro déjà connu et vérifié, conservé dans votre dossier fournisseur. N'utilisez pas celui qui vient d'arriver avec le nouveau RIB. Expliquez que vous contrôlez une modification de coordonnées bancaires. Faites confirmer la demande et les coordonnées concernées par votre interlocuteur habituel.
Si vous ne parvenez pas à joindre cette personne, gardez le règlement en attente. Une échéance serrée ne rend pas un compte plus fiable. Préparez une phrase commune pour l'équipe : « Nous vérifions systématiquement les changements de coordonnées avant de payer. » Vous présentez ainsi une règle normale de gestion.
3. Demandez une deuxième validation
La personne qui saisit le nouveau RIB ne devrait pas être seule à l'approuver. Dans votre organisation, le dirigeant peut vérifier le contrôle effectué avant d'autoriser la modification. Précisez à l'avance qui remplace cette personne en cas d'absence.
Si vous travaillez seul, ne simulez pas une double validation. Organisez le contrôle indépendant auprès du fournisseur et convenez, si nécessaire, d'un appui avec votre cabinet comptable. L'objectif est d'ajouter un regard ou un canal indépendant, pas de cocher deux fois la même case.
4. Gardez une trace utile
Conservez la date du contrôle, le contact utilisé, la personne ayant vérifié et celle ayant approuvé. Classez ensuite les coordonnées confirmées dans le dossier prévu. Ce suivi évite de rechercher la validation dans une longue discussion de messagerie.
Voici une fiche de travail copiable :
- Fournisseur et facture concernés :
- Demande reçue par :
- Numéro habituel utilisé pour le rappel :
- Personne jointe et date du contrôle :
- Coordonnées confirmées :
- Validation interne par :
- Modification autorisée ou laissée en attente :
5. Prévoyez les exceptions avant l'urgence
Décidez comment traiter un fournisseur nouveau, un interlocuteur absent ou une demande contradictoire. L'exception doit conduire à une vérification adaptée, jamais à supprimer le contrôle. Discutez de ces cas avec les personnes qui préparent ou autorisent les règlements.
La messagerie mérite aussi votre attention
Protégez vos comptes avec des mots de passe distincts et la double authentification lorsque le service la propose. Cette protection demande une seconde preuve de connexion en plus du mot de passe. Elle complète la procédure de paiement ; elle ne confirme pas à elle seule un nouveau RIB. L’article sur la double authentification en TPE explique comment la mettre en place.
Le gestionnaire de mots de passe peut vous aider à organiser vos accès. Un point sur la sécurité informatique permet également de vérifier qui utilise la messagerie et comment l'entreprise conserve ses accès.
Si le virement est déjà parti
Contactez immédiatement votre banque et demandez les démarches pour tenter le retour des fonds. Si le paiement attend encore son exécution, demandez sa suspension. Prévenez le dirigeant ou le responsable des règlements, puis le fournisseur réel à son contact habituel.
Conservez les messages, la facture, le RIB et les références du virement. Déposez plainte et suivez les démarches indiquées dans les fiches officielles. Si une messagerie a pu être compromise, faites-la examiner et sécuriser. Ne promettez ni remboursement ni récupération à votre équipe avant la réponse des interlocuteurs compétents.
Faites-vous aider
Je peux vous aider à rendre cette procédure compréhensible pour toutes les personnes qui préparent un paiement, et à faire un point sur vos accès de messagerie. Un échange sans engagement permet de définir ce qui est utile dans votre organisation.
J'accompagne les petites entreprises de la Côte d'Opale Sud, des 7 Vallées et de la Baie de Somme. Vous pouvez me joindre au 06 74 39 93 45 ou utiliser le formulaire de contact pour préparer ce point ensemble.